Hur ditt kontaktregister och god kundsupport går hand i hand

Bra kundservice bygger på att ha ett bra kontaktregister och ärendehantering – det är där du lägger grunden för en kontinuerlig och tydlig kommunikation med dina kunder. Det är viktigt att återkoppla till dina kunder på regelbunden basis samt att verkligen finnas där när de behöver dig.

I flera undersökningar om kundsupport har det visat sig att tiden det tar att lösa själva problemet inte är lika viktig för kunden som att få någon form av personlig respons snabbt. Det vill säga, att få ett svar att man mottagit förfrågan är en jättebra början. MEN man måste också följa upp kontakten och här är det viktigt att minnas att det är okej att meddela att det dröjer innan kunden får ett slutgiltigt svar – det viktiga är att man hör av sig! Det är också helt okej att förklara situationer som uppstått/orsakat problemet/osv. så länge du inte är undflyende och skyller ifrån dig. Att ta ansvar för att ett problem uppstått är viktigt för att kommunikationen ska kunna byggas på tillit.

Varje kontakt räknas

De flesta företag är mer eller mindre beroende av nätverkande och då är alla kontakter viktiga. Ett bra kontaktregister förenklar kommunikationen med dina kunder och din kundservice genom att till exempel kunna konstruera e-postmallar och sortera kontakter i grupper. Kan du även lägga till annan information, som till exempel anteckningar om kunden vill nås via sms eller mail etc, så underlättar det utbytet ytterligare. Det viktiga är att kunna nå kunden på kundens villkor men på ett sätt som även förenklar administrationen för dig. Automatiserade funktioner och utskick, samt möjligheten att kunna koppla in rätt medarbetare i kommunikationen snabbt ger både nöjda medarbetare och kunder.

Glöm inte backup!

När du väljer hur du strukturerar ditt kundregister och -support är det viktigt att tänka på sådana saker som backup. De flesta företag rör sig bort från att ha sådan information lokaliserat på en plats utan rör sig mot att arbeta mer molnbaserat.

För de flesta är kontaktregistret något som bara finns där och inget man funderar mycker över hur man ska organisera det. Men om du frågar dig själv, vad skulle du göra om det försvann? Då förstår du nog hur viktigt det egentligen är. Med Panzifys plattform försäkrar du dig mot eventuell förlust samt att vi förenklar strukturen och möjligheten att förbättra dina kundrelationer. Ett bra och strukturerat kontaktregister är en grundförutsättning för att nå ut med dina tjänster och vi vill hjälpa dig med detta!

Läs mer om vårt verktyg Kontakter.

Digitala medlemskap

Som så mycket annat så förflyttas delar av föreningsliv och medlemshantering till att ske online och det finns många fördelar med att hitta ett bra system för digitalt medlemskap.

Först och främst behöver du tänka igenom ditt behov. Alla typer av medlemskap har inte samma krav. En väldigt liten förening kan med lätthet hålla kolla på sina medlemmar, se till att medlemsavgifter är betalda och hålla kommunikationen vid liv. Men ju mer avancerad föreningen blir, det vill säga, ju fler medlemmar och större krav på innehåll och information desto svårare blir det att sköta detta med excel-ark och enskilda sms-utskick.

Ett sätt att ta reda på vad just din förening behöver kan vara att se vilka problem som uppstått. Kan det vara just att information inte nått ut till alla; att det varit svårt att sköta ekonomin pga uteblivna medlemsavgifter; eller bara allmänt svårt att hålla medlemsinformation, såsom kontaktuppgifter, uppdaterade?

Underlätta hanteringen

Vilka fördelar finns då med att sköta hanteringen digitalt? Till att börja med förenklar det att ha all information på en och samma plats där den är lättillgänglig för både medlemmar och administratörer. Genom att ha ett digitalt medlemskap kan dina medlemmar själva få fram information och uppdatera sin egen kontaktinformation.

Det är lätt att få ut personligt innehåll till många och även riktad information såsom rabatter och liknande. Beroende på upplägg kan man underlätta för kommunikation medlemmar emellan med medlemssidor. Med ett digitalt medlemskap finns inget behov för fysiska medlemskort, dessa finns på sidan och kan nås via mobil också.

Styr vem som når vilket innehåll och vart

Det finns kanske de som vill erbjuda mer exklusivt innehåll och inte bara vill ha en vanlig medlemsdel utan även ha en vip-del med ännu mer innehåll. Med rätt digitalt system kan du styra själv vem som får tillgång till vad.

Att ha en medlemssida integrerad på er vanliga hemsida är också en fördel då dina medlemmar ändå besöker den och det blir en mer naturlig ingång än att hänvisa till en tredje part.

Oavsett om du har hand om en ideell förening eller någon annan typ av företag som behöver medlemshantering så är du varmt välkommen att testa vårt verktyg Medlemskap.

Vad innebär Micro-moments?

Micro-moments, ibland översatt till Mikroögonblick, är ett hett begrepp inom digital marknadsföring. I detta inlägg sammanfattar vi grunderna med micro-moments, samt ger några avslutande tips och råd kring hur du med micro-moments i åtanke kan förbättra din digitala närvaro.

Att alltid ha våra smartphones med tillgång till internet när vi är ”på språng” har ändrat vårt beteende på hur vi söker efter information. I många länder (bland annat Sverige) sker idag den största delen av Google-sökningarna just från mobila enheter. Detta nya beteende har fått Google att introducera begreppet micro-moments, för att hjälpa företagare och marknadsförare att förstå kundernas nya köpbeteende.

Micro-moments är, förenklat, det ögonblick när en person agerar på ett behov och plockar upp telefonen för att man vill få gjort något i just detta ögonblick. Google delar in micro-moments i fyra olika kategorier: I-Want-to-Know Moments, I-Want-to-Go Moments, I-Want-to-Do Moments och I-Want-to-Buy Moments.

I-Want-to-Know Moments

Det flesta kan nog känna igen sig i scenariot där man i en diskussion eller dialog säger ”Men hur var det nu egentligen?” varpå man tar upp telefonen för att Googla efter svaret. Vi människor älskar att lära oss nya saker och använder telefonen till väldigt stor del för att söka ny information samt för att jämföra. ”Vilken cykel passar mig bäst?”, ”Var kan jag köpa en produkt till bäst pris?” eller ”Vad behöver jag tänka på när jag ska bygga en altan?”. Visste ni även att vi väldigt ofta söker på våra smartphones för att få reda på mer information om något vi sett i en tv-reklam?

För att fånga upp personer med I-Want-to-Know Moments, se till att enkelt ge dem relevant information och tänk på sorterings- och filtreringsmöjligheter i ditt innehåll för att ge en tydligare överblick.

I-Want-to-Go Moments

Man söker efter något lokalt och nära till hands fysiskt, t.ex. ”Italiensk restaurang på Avenyn”, ”Events i Göteborg idag” eller ”Var finns närmsta busshållplats?”. Antal sökningar på Google som innehåller frasen ”nära mig” har fördubblats det senaste året.

För I-Want-to-Go Moments, se till att du lätt går att hitta i Google Maps. Vi rekommenderar alla (speciellt er som har en fysisk butik, restaurang eller anläggning) att skapa konto i Google My Business.

I-Want-to-Do Moments

På YouTube har sökningar innehållande ”how to” ökat med 70% de senaste året och YouTube fylls med guider på allt från hur man applicerar en perfekt makeup till hur man reparerar en bilmotor. I-Want-to-Do Moments handlar även om vår vilja att testa på något nytt och att få nya upplevelser.

För I-Want-to-Do Moments, undersök vid vilka tidpunkter som flest söker på ”how to”-relaterade sökningar inom ditt område och se till att vara den som bidrar med enkla och pedagogiska videos, instruktionsguider och inspiration.

I-Want-to-Buy Moments

Dessa är givetvis oerhört viktiga för företag och marknadsförare, och är det micro-moment där kunden är närmast beslut i sin köpprocess. Ord som ”köp”, ”till salu” och ”försäljning av” är vanliga i sökningarna.

Då personen är redo att köpa nu gäller det att göra väsentlig information, pris och köp-knappar tydliga för mobilanvändarna. Tänk på att 82% av smartphone-användare söker upp information om en produkt samtidigt som de är i en butik.

Fundera på hur du kan korta ned antalet steg från micro-moment till köp. Lägg direkta köpknappar eller länkar i dina inlägg på sociala medier, och se till att mobilanpassa din webshop, beställningsformulär, nyhetsbrev etc.

Vill du veta mer? Läs gärna Googles PDF ”Micro-Moments: Your Guide to Winning the Shift to Mobile” eller kontakta oss så berättar vi mer!

Källor:
http://www.smartinsights.com/
http://thinkwithgoogle.com/
http://jajja.com/
http://internetifokus.se/

7 tips på hur sociala medier kan förbättra relationen med dina kunder

1. Besvara dina kunders frågor och hjälp dem att lösa problem

Låt sociala medier bli en snabb och effektiv kanal för dina kunder att ställa frågor, få support och berätta om sina behov och funderingar. Var noggrann med att hålla koll på dina sociala medier, att ALLTID svara på frågor samt att göra det så snabbt som möjligt. Din kund kommer uppskatta din snabba service och att de blev lyssnade till.

2. Använd sociala medier för att få feedback

Fråga dina kunder vad de tycker om dina produkter och tjänster? Vad fungerar mindre bra? Vad tycker de bäst om? Vad kan förbättras? Detta ger inte bara dig ovärderlig information utan bidrar till att dina kunder känner sig uppskattade och engagerade.

3. Lyft fram dina kunder!

Visa upp dina kunder i sociala medier, gärna i samband med att de använder din produkt och berätta hur det har hjälpt dem. Det är inte bara uppskattad gratisreklam för din kund, utan gör det även lättare för andra att visualisera och förstå nyttan med din produkt.

4. Förhandsinformera och ge exklusiv information

Få dina följare på sociala medier att känna sig speciella och omhändertagna genom att ge dem förmåner såsom rabattkoder och erbjudanden eller förhandsinformation om exempelvis kommande event och releaser.

5. Vänd negativa upplevelser till något positivt

De flesta företag stöter förr eller senare på negativa kommentarer och kritik via sociala medier. Istället för att se detta som en förolämpning är det bättre att möta kritiken med att lyssna på dem, berätta att du tycker det är tråkigt att de fått en negativ upplevelse, och fråga eller ge förslag på hur du kan ge dem en bättre. Detta släcker den värsta branden, visar att du bryr dig om dina kunders upplevelser samt kan i bästa fall ge dig en ny chans till en bättre kundrelation. 

6. Visa upp människorna bakom företaget

Vi människor tycker om när vi ”känner” ett företag, och kan relatera till det. Det enklaste sättet att åstadkomma detta är att helt enkelt ge ditt företag ett mänskligt ansikte och visa upp personerna bakom. Skriv gärna personligt adresserade inlägg på dina sociala medier, där t.ex. säljaren Peter berättar om ett kundcase, där utvecklaren Sofie berättar om en ny funktion i appen eller där maskinoperatören Anders visar upp hur er produkt tillverkas.

7. Utbilda istället för att sälja

Vi människor älskar att lära oss nya saker och ta till oss ny information, och söker idag allt mer ny kunskap via sociala medier. Nyttja detta till att utbilda dina kunder i hur de kan få ut maximalt av din produkt. Säljer du t.ex. löparskor, kommer inlägg som ”3 tips på hur du förbättrar din löpteknik”, ”Så här väljer du rätt sko till rätt terräng” eller ”Vilka skor är bäst för nybörjare” väcka mycket mer engagemang än rena säljinlägg. Dina kunder kommer uppleva att du bryr dig om dem och att du vill att de ska göra rätt köp.