Hur ditt kontaktregister och god kundsupport går hand i hand

Bra kundservice bygger på att ha ett bra kontaktregister och ärendehantering – det är där du lägger grunden för en kontinuerlig och tydlig kommunikation med dina kunder. Det är viktigt att återkoppla till dina kunder på regelbunden basis samt att verkligen finnas där när de behöver dig.

I flera undersökningar om kundsupport har det visat sig att tiden det tar att lösa själva problemet inte är lika viktig för kunden som att få någon form av personlig respons snabbt. Det vill säga, att få ett svar att man mottagit förfrågan är en jättebra början. MEN man måste också följa upp kontakten och här är det viktigt att minnas att det är okej att meddela att det dröjer innan kunden får ett slutgiltigt svar – det viktiga är att man hör av sig! Det är också helt okej att förklara situationer som uppstått/orsakat problemet/osv. så länge du inte är undflyende och skyller ifrån dig. Att ta ansvar för att ett problem uppstått är viktigt för att kommunikationen ska kunna byggas på tillit.

Varje kontakt räknas

De flesta företag är mer eller mindre beroende av nätverkande och då är alla kontakter viktiga. Ett bra kontaktregister förenklar kommunikationen med dina kunder och din kundservice genom att till exempel kunna konstruera e-postmallar och sortera kontakter i grupper. Kan du även lägga till annan information, som till exempel anteckningar om kunden vill nås via sms eller mail etc, så underlättar det utbytet ytterligare. Det viktiga är att kunna nå kunden på kundens villkor men på ett sätt som även förenklar administrationen för dig. Automatiserade funktioner och utskick, samt möjligheten att kunna koppla in rätt medarbetare i kommunikationen snabbt ger både nöjda medarbetare och kunder.

Glöm inte backup!

När du väljer hur du strukturerar ditt kundregister och -support är det viktigt att tänka på sådana saker som backup. De flesta företag rör sig bort från att ha sådan information lokaliserat på en plats utan rör sig mot att arbeta mer molnbaserat.

För de flesta är kontaktregistret något som bara finns där och inget man funderar mycker över hur man ska organisera det. Men om du frågar dig själv, vad skulle du göra om det försvann? Då förstår du nog hur viktigt det egentligen är. Med Panzifys plattform försäkrar du dig mot eventuell förlust samt att vi förenklar strukturen och möjligheten att förbättra dina kundrelationer. Ett bra och strukturerat kontaktregister är en grundförutsättning för att nå ut med dina tjänster och vi vill hjälpa dig med detta!

Läs mer om vårt verktyg Kontakter.

Digitala medlemskap

Som så mycket annat så förflyttas delar av föreningsliv och medlemshantering till att ske online och det finns många fördelar med att hitta ett bra system för digitalt medlemskap.

Först och främst behöver du tänka igenom ditt behov. Alla typer av medlemskap har inte samma krav. En väldigt liten förening kan med lätthet hålla kolla på sina medlemmar, se till att medlemsavgifter är betalda och hålla kommunikationen vid liv. Men ju mer avancerad föreningen blir, det vill säga, ju fler medlemmar och större krav på innehåll och information desto svårare blir det att sköta detta med excel-ark och enskilda sms-utskick.

Ett sätt att ta reda på vad just din förening behöver kan vara att se vilka problem som uppstått. Kan det vara just att information inte nått ut till alla; att det varit svårt att sköta ekonomin pga uteblivna medlemsavgifter; eller bara allmänt svårt att hålla medlemsinformation, såsom kontaktuppgifter, uppdaterade?

Underlätta hanteringen

Vilka fördelar finns då med att sköta hanteringen digitalt? Till att börja med förenklar det att ha all information på en och samma plats där den är lättillgänglig för både medlemmar och administratörer. Genom att ha ett digitalt medlemskap kan dina medlemmar själva få fram information och uppdatera sin egen kontaktinformation.

Det är lätt att få ut personligt innehåll till många och även riktad information såsom rabatter och liknande. Beroende på upplägg kan man underlätta för kommunikation medlemmar emellan med medlemssidor. Med ett digitalt medlemskap finns inget behov för fysiska medlemskort, dessa finns på sidan och kan nås via mobil också.

Styr vem som når vilket innehåll och vart

Det finns kanske de som vill erbjuda mer exklusivt innehåll och inte bara vill ha en vanlig medlemsdel utan även ha en vip-del med ännu mer innehåll. Med rätt digitalt system kan du styra själv vem som får tillgång till vad.

Att ha en medlemssida integrerad på er vanliga hemsida är också en fördel då dina medlemmar ändå besöker den och det blir en mer naturlig ingång än att hänvisa till en tredje part.

Oavsett om du har hand om en ideell förening eller någon annan typ av företag som behöver medlemshantering så är du varmt välkommen att testa vårt verktyg Medlemskap.